YMDDIRIEDOLAETH AMGUEDDFA’R RHEILFFYRDD BACH CUL

POLISI PREIFATRWYDD DATA

1. Eich data personol – beth yw hwn?
Mae data personol yn ymwneud ag unigolyn byw y gellir ei adnabod o’r data hwnnw. Gellir adnabod drwy’r wybodaeth yn unig neu ar y cyd ag unrhyw wybodaeth arall ym meddiant y rheolwr data, neu sy’n debygol o ddod i’w feddiant. Caiff prosesu data personol ei lywodraethu gan y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (y GDPR).

2. Pwy ydym ni?
Ymddiriedolaeth Amgueddfa’r Rheilffyrdd Bach Cul yw’r rheolwr data (manylion cyswllt isod). Mae hyn yn golygu y bydd yn penderfynu sut y caiff eich data personol ei brosesu ac at ba ddibenion.

3. Sut ydym ni’n prosesu eich data personol?
Mae’r Ymddiriedolaeth yn cydymffurfio â’i hymrwymiadau dan y GDPR drwy gadw data personol yn gyfredol; drwy ei storio a’i ddinistrio’n ddiogel; drwy beidio â chasglu na chadw gormodedd o ddata; drwy ddiogelu data personol rhag colled, camddefnydd, mynediad heb awdurdod a datgeliad a sicrhau bod mesurau technegol priodol ar waith i ddiogelu data personol.

Rydym ni’n defnyddio eich data personol at y dibenion canlynol:

  • Prosesu rhoddion ariannol a rhodd cymorth;
  • Cofnodi gwrthrychau a roddwyd neu a fenthycwyd i’r amgueddfa;
  • Cofnodi nawdd i wrthrychau;
  • Gweinyddu cofnodion aelodaeth cyfeillion yr amgueddfa;
  • Eich hysbysu am newyddion, digwyddiadau, gweithgareddau a gwasanaethau a drefnir gan yr Ymddiriedolaeth;
  • Rheoli cynorthwywyr gwirfoddol a gwirfoddolwyr ar bartïon gwaith;
  • Cynnal ein cofnodion a’n cyfrifon ein hunain.

4. Rhannu eich data personol
Caiff eich data personol ei drin yn gwbl gyfrinachol a chaiff ei rannu gydag aelodau eraill o dîm rheoli’r Amgueddfa yn unig er mwyn cyflenwi gwasanaeth i chi.

Ni fyddwn yn rhannu eich data gydag unrhyw drydydd parti, ar wahân i roddion cymorth rhodd, a gaiff eu rhannu â CTEM fel sy’n ofynnol yn ôl y gyfraith.

5. Am faint fyddwn ni’n cadw eich data personol?
Byddwn yn cadw eich data fel y dangosir isod:

  • Ar gyfer cymorth rhodd, yn ôl yr hyn a gytunwyd ar eich ffurflen datganiad cymorth rhodd, ac am gyfnod o chwe blynedd wedi hynny i gydymffurfio â gofynion CTEM.
  • Ar gyfer gwrthrychau a roddwyd neu a fenthycwyd i’r amgueddfa, amhenodol.
  • Tra byddwch yn gyfaill i’r amgueddfa;
  • Tra byddwch yn gwirfoddoli i weithio yn yr amgueddfa, ac am gyfnod byr wedi hynny.

6. Eich hawliau a’ch data personol
Oni bai ei fod yn destun eithriad dan y GDPR, mae gennych yr hawliau canlynol mewn perthynas â’ch data personol:

  • Yr hawl i ofyn am gopi o’ch data personol y mae’r Ymddiriedolaeth yn ei ddal;
  • Yr hawl i ofyn i’r Ymddiriedolaeth gywiro unrhyw ddata personol os canfyddir ei fod yn anghywir neu wedi dyddio;
  • Yr hawl i ofyn am gael dileu eich data personol os nad yw’n angenrheidiol i’r Ymddiriedolaeth gadw’r cyfryw ddata;
  • Yr hawl i dynnu eich cydsyniad i brosesu yn ôl ar unrhyw adeg;
  • Yr hawl, lle ceir anghydfod mewn perthynas â chywirdeb neu brosesu eich data personol, i ofyn am osod cyfyngiad ar brosesu pellach;
  • Yr hawl i wrthwynebu bod eich data personol yn cael ei brosesu (lle bo’n gymwys);
  • Yr hawl i gyflwyno cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.

7. Prosesu pellach
Os ydym ni’n dymuno defnyddio eich data personol at ddiben newydd, nad yw’r Hysbysiad Diogelu Data hwn yn ei gynnwys, yna byddwn yn cyhoeddi hysbysiad newydd yn egluro’r defnydd newydd hwn cyn dechrau prosesu, fydd yn egluro’r dibenion a’r amodau prosesu perthnasol. Lle a phryd bynnag y bo angen, byddwn yn ceisio eich cydsyniad cyn dechrau’r prosesu newydd.

8. Teledu Cylch Cyfyng
Mae gan yr amgueddfa system teledu cylch cyfyng mewnol sy’n cofnodi gweithgaredd yn yr amgueddfa. Nid yw’r delweddau’n cael eu monitro’n weithredol ond cânt eu gwylio os ceir damwain neu ddigwyddiad diogelwch. Gellir rhannu’r delweddau gyda’r heddlu os oes angen.

9. Manylion Cyswllt
I ymarfer unrhyw hawliau perthnasol, ymholiadau neu gwynion cysylltwch yn y lle cyntaf ag Ysgrifennydd yr Amgueddfa yn Amgueddfa’r Rheilffyrdd Bach Cul, Gorsaf y Lanfa, Tywyn, Gwynedd, LL36 9EY.

Gallwch gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth ar 0303 123 1113 neu drwy ebost https://ico.org.uk/global/contact-us/email/ neu yn swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire. SK9 5AF.

Diweddarwyd Gorffenaf 2018

 

NARROW GAUGE RAILWAY MUSEUM TRUST

DATA PRIVACY POLICY

1. Your personal data – what is it?
Personal data relates to a living individual who can be identified from that data. Identification can be by the information alone or in conjunction with any other information in the data controller’s possession or likely to come into such possession. The processing of personal data is governed by the General Data Protection Regulation (the “GDPR”).

2. Who are we?
The Narrow Gauge Railway Museum Trust (NGRMT) is the data controller (contact details below). This means it decides how your personal data is processed and for what purposes.

3. How do we process your personal data?
The NGRMT complies with its obligations under the “GDPR” by keeping personal data up to date; by storing and destroying it securely; by not collecting or retaining excessive amounts of data; by protecting personal data from loss, misuse, unauthorised access and disclosure and by ensuring that appropriate technical measures are in place to protect personal data.

We use your personal data for the following purposes:

  • To process financial donations and gift-aid;
  • To record objects gifted or loaned to the museum;
  • To record object sponsorship;
  • To administer friends of the museum membership records;
  • To inform you of news, events, activities and services run by the NGRMT;
  • To manage volunteer attendant and working party volunteers;
  • To maintain our own accounts and records.

4. Sharing your personal data
Your personal data will be treated as strictly confidential and will only be shared with other members of the Museum management in order to carry out a service for you.

We will not share your data with any third party, except in the case of gift-aided donations, which will be shared with HMRC as required by law.

5. How long do we keep your personal data?
We keep your data as shown below:

  • For gift-aid, as agreed in your gift-aid declaration form, and for a period of six years thereafter to comply with HMRC requirements;
  • For objects gifted or loaned to the museum, indefinitely;
  • Whilst you are a friend of the museum;
  • Whilst you volunteer to work at the museum, and for a short period thereafter.

6. Your rights and your personal data
Unless subject to an exemption under the “GDPR”, you have the following rights with respect to your personal data:

  • The right to request a copy of your personal data which the NGRMT holds about you;
  • The right to request that the NGRMT corrects any personal data if it is found to be inaccurate or out of date;
  • The right to request your personal data is erased where it is no longer necessary for the NGRMT to retain such data;
  • The right to withdraw your consent to the processing at any time;
  • The right, where there is a dispute in relation to the accuracy or processing of your personal data, to request a restriction is placed on further processing;
  • The right to object to the processing of personal data, (where applicable);
  • The right to lodge a complaint with the Information Commissioners Office.

7. Further processing
If we wish to use your personal data for a new purpose, not covered by this Data Protection Notice, then we will provide you with a new notice explaining this new use prior to commencing the processing and setting out the relevant purposes and processing conditions. Where and whenever necessary, we will seek your prior consent to the new processing.

8. CCTV
The museum has an internal CCTV system which records activity within the museum. The images are not actively monitored, but will be viewed in the event of an accident or security incident. The images may be shared with the police if necessary.

9. Contact Details
To exercise all relevant rights, queries or complaints please in the first instance contact the Museum Secretary at the Narrow Gauge Railway Museum, Wharf Station, Tywyn, Gwynedd, LL36 9EY.

You can contact the Information Commissioners Office on 0303 123 1113 or via email https://ico.org.uk/global/contact-us/email/ or at the Information Commissioner’s Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire. SK9 5AF.

Updated July 2018